O nível de maturidade de uma organização é definido de acordo com a qualidade percebida em determinados aspectos da gestão nos mais diversos âmbitos, sendo geralmente avaliados os seguintes aspectos:
Existem alguns modelos de aferição da maturidade de gestão, apesar de suas diferenças, eles possuem em comum a finalidade de mensurar o grau de desenvolvimento dos processos que envolvem os âmbitos acima listados, podendo classifica-los nos seguintes níveis:
Nível 1: Processos inexistentes
Nível que se caracterizada pela falta total de controle sobre processos e tarefas que devem ser executadas.
Diante disto, as atividades da não possuem uma metodologia clara, provocando perda de eficiência, redução da qualidade de produtos e serviços, bem como desperdícios de recursos.
Nível 2: Gestão informal
As empresas que ocupam este nível já implantaram algum tipo de modelo de trabalho e método de controle.
No entanto, podem ser observadas falhas na comunicação dos processos, como com instruções transmitidas de forma informal, metodologias inadequadas dentre outros ruídos que tornam os processos mais passíveis de erros.
Nível 3: Parcialmente documentada
Neste nível estão as empresas que já adotam métodos de documentação e formalização de processos e instruções o que resulta em processos bem definidos e controláveis.
Por outro lado, a empresa que se encontra nesse nível ainda precisa de métodos de controle de atividades que sejam mais eficientes.
Nível 4: Gerenciada
No nível de gerenciamento, a empresa controla com mais eficiência todo o processo produtivo, o que torna o trabalho mais eficiente. Além disso, é mais fácil identificar falhas e ter mais clareza sobre o fluxo de trabalho.
Nível 5: Otimizada
No nível mais avançado estão as empresas que já possuem processos estruturados, com mensuração de resultados, abertura à mudança (se observada necessidade) e processos de decisão baseados em indicadores de desempenho.
Nestes casos geralmente já existem workflows consolidados e muitas vezes armazenados em formatos palatáveis e de fácil veiculação.
A preocupação com a maturidade da gestão e dos processos deve ser prioridade em qualquer negócio, possibilitando diversas vantagens competitivas, tais como:
Eficiência operacional: uma gestão madura possibilita a empresa uma operação mais eficiente, identificando e eliminando desperdícios, reduzindo custos e melhorando a produtividade da equipe;
Qualidade: a maturidade da gestão influencia na garantia de que seus projetos sejam entregues dentro do prazo e do orçamento, e que atendam aos padrões de qualidade exigidos pelos clientes e pelas regulamentações governamentais;
Segurança: a gestão madura pode ajudar a empresa a identificar e mitigar riscos relacionados à segurança dos trabalhadores, bem como a definir e implementar procedimentos e políticas de segurança que ajudem a prevenir acidentes e lesões;
Sucesso do cliente: uma gestão madura contribui para que a empresa entenda as necessidades e expectativas dos clientes e desenvolva soluções que atendam a essas demandas, possibilitando a definição de critérios e procedimentos que permitam uma atuação mais assertiva e rápida, elevando o nível de satisfação dos clientes e proporcionando maior fidelização dos mesmos.
Compliance: a gestão madura pode ajudar a empresa a cumprir as regulamentações governamentais e as normas do setor, evitando multas e sanções que possam prejudicar a reputação da empresa.
O primeiro passo para implementar um processo de amadurecimento da gestão é avaliar o nível atual de maturidade da gestão na organização. O que pode ser feito por meio de uma avaliação interna ou por meio da contratação de consultores especializados.
Em seguida, é importante definir uma visão clara do que se espera alcançar com o processo de amadurecimento da gestão e estabelecer objetivos específicos e mensuráveis para alcançar essa visão. Como por exemplo: diminuir a frequência de retrabalho das equipes, tornar mais efetiva a gestão de serviços contratados pelos clientes etc.
Com base nessa avaliação e na definição dos objetivos, deve-se elaborar um plano de ação que inclua atividades, prazos e responsabilidades para alcançar esses objetivos. É importante que esse plano de ação seja realista e viável, levando em consideração recursos disponíveis e restrições da organização.
Durante a implementação do processo de amadurecimento da gestão, é essencial garantir o engajamento de todos os envolvidos na organização, desde a liderança até os colaboradores de nível operacional. Para tanto, uma comunicação clara e transparente é fundamental para garantir esse engajamento.
Por fim, é importante monitorar e avaliar regularmente o progresso do processo de amadurecimento da gestão, fazendo ajustes e adaptações conforme necessário para garantir que os objetivos sejam alcançados.
O acesso a uma ferramenta de tecnologia que lhe auxilie na visualização e gerenciamento de informações de modo prático e rápido proporcionará implementar processos de maturação da gestão de forma mais segura, eficaz, dinâmica e mensurável.
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