Erros comuns na hora de contratar um ERP

Sistemas integrados de gestão, ou simplesmente “ERPs”, vêm tomando cada vez mais espaço na construção civil. O aumento da demanda por controle integrado e seguro empurra as empresas para o mercado, na busca de um sistema que possa atender essa demanda.

Nessa busca, é essencial evitar alguns erros que, infelizmente, ainda são comuns na maioria dos casos. Na verdade, existem situações que podem comprometer totalmente a implantação de um ERP na sua empresa, levando a desperdícios de tempo e dinheiro.

Vamos entender melhor essas situações, começando por uma compreensão clara do que é um ERP.

Afinal, o que um ERP deve ser?

É mais fácil entender um erro quando olhamos para o seu acerto correspondente. No mercado dos ERPs existem sistemas que atendem a requisitos ideais, e outros que acabam deixando a desejar.

Um sistema de gestão deve refletir a comunicação orgânica entre departamentos que uma empresa possui, integrando informações entre as diversas áreas dentro do sistema. Não se pode chamar um sistema de “ERP” se um orçamento de insumos aprovado não sobe imediatamente para o estoque na forma de ordem de compra. Ou se os itens de um orçamento de obra não podem ser usados no próprio planejamento e acompanhamento desta.

Com isso em mente, fica claro que o ERP precisa ser uma extensão das interações entre as diversas áreas da empresa e entre as diversas etapas de seus processos. Mais que isso, o ERP precisa potencializar essas interações com aquilo que é o principal trunfo da tecnologia: a velocidade.

Sendo requisito básico de um ERP a otimização dos seus processos por meio de uma integração mais rápida de informações, ficam elucidados os erros que não se podem cometer na hora de adquirir um software desse tipo. Vamos entendê-los:

Erros na hora de adquirir um ERP

1 – Softwares que criam retrabalhos

Como dito anteriormente, os retrabalhos são a primeira coisa que deve desaparecer de sua empresa quando um ERP é contratado.

Se você está prestes a contratar um software que já prevê retrabalhos em seus processos internos, talvez seja hora de dar alguns passos para trás e rever sua decisão. Afinal de contas, o grande avanço que os ERPs representaram diante das antigas planilhas foi exatamente a capacidade integradora que possuem.

Se esta capacidade integradora está faltando no seu ERP, é hora de conhecer o Sienge, que integra todas as áreas de sua empresa em módulos totalmente conectados. Veja um rápido exemplo disso neste vídeo sobre as integrações de engenharia que o Sienge contém, e que vão reduzir drasticamente os retrabalhos da sua empresa:

2 – Softwares de caixinha

Uma moda há alguns anos atrás, os “softwares de caixinha” rapidamente viram sua tendência de compra caindo quando os primeiros problemas em seu uso diário começaram a aparecer.

A definição deles é simples: são softwares vendidos com um valor fixo, com um número fixo de sistemas e módulos, e com pouca personalização para o cliente, independentemente de seu porte ou mesmo área de atuação.

Geralmente, alguns deles são disponibilizados até mesmo sem filtragem de vendas ou qualquer contato humano, em portais de venda online. Mas a aparente “facilidade” rapidamente cobra seu preço: o cliente acaba usando uma parcela ínfima do sistema, enquanto paga valores exorbitantes para utilizá-lo.

Mais do que isso, o processo de treinamento e implantação destes softwares costuma seguir a moda dos antigos manuais de uso, freando ainda mais a implantação de um sistema que para a empresa seria urgente, e acarretando mais percas de tempo e dinheiro.

A verdade é que o ERP deve se adaptar a empresa, e isso inclui duas coisas: uma adaptabilidade por parte do sistema; e um time de implantação capacitado por parte da empresa que vende. Na PSA, sempre acompanhamos as implantações do Sienge do início ao fim, inclusive com levantamentos detalhados de processo e diagnóstico de uso.

Cada empresa é única, e seu ERP deve refletir isso.

3 – Implantação sem processos

Na linha do item anterior, é importante também salientar que todo ERP tem funções que devem refletir os processos internos de sua empresa, e vice-versa. Entre o fluxo de trabalho que o sistema disponibiliza e os processos que seus colaboradores seguem, existe uma transposição minuciosa que deve ser guiada por um profissional especializado.

Além disso, os KPIs dessa transposição e os resultados efetivos da implantação devem ser medidos, possibilitando aos gestores uma visão clara de retorno sobre o investimento que foi feito com o ERP. Afinal de contas, a contratação do ERP não pode ser apenas uma promessa vaga de eficiência, mas uma efetiva e constatável otimização da empresa como um todo.

Lembre-se de sempre exigir uma implantação de cunho processual e acompanhável para o seu ERP, sem nunca aceitar “pulos no escuro” como resposta.

ERP é liberdade

Como sempre insistimos em dizer aqui na PSA: tecnologia tem que representar liberdade. Ou seja, tecnologia é se ver livre de burocracia, de lentidão, de incerteza, de retrabalhos… de tudo que impede sua empresa de voar mais alto.

Se você percebe a necessidade de um ERP que represente liberdade para sua empresa, entre em contato com a PSA e agende uma demonstração do Sienge.