A alçada de aprovação de compras na construtora deve combinar, de maneira resumida: valor do pedido, desvio em relação ao orçamento e criticidade do insumo.
Estruturar esse processo ajuda a equilibrar controle financeiro e continuidade das obras. Para isso, porém, é necessário definir uma série de questões.
Quer saber mais sobre esses temas? Então confira o texto a seguir.
Uma alçada de aprovação baseada exclusivamente no valor da compra pode sobrecarregar a diretoria porque encaminha solicitações para níveis superiores sem considerar o contexto da despesa.
Afinal, mesmo quando um pedido está previsto no orçamento e envolve um insumo de rotina, ele pode depender de uma autorização que não agrega valor à decisão.
Esse problema aparece no fluxo de compras na construtora quando compradores, engenheiros e responsáveis pelos suprimentos precisam aguardar a aprovação de gestores que poderiam se dedicar a decisões estratégicas.
Imagine uma compra de materiais prevista no planejamento da obra, por exemplo. Se o pedido respeita o orçamento, atende às especificações técnicas e não apresenta riscos relevantes, exigir a autorização do diretor pode acrescentar uma etapa desnecessária ao processo.
O contrário também merece atenção. Uma compra de valor relativamente baixo pode envolver um material indispensável para uma etapa crítica da obra ou representar uma despesa não prevista. Nesse caso, o preço isolado não é suficiente para determinar quem deve aprovar a solicitação.
Dois critérios ajudam extras podem ajudar a organizar essa análise. São eles:
O desvio verifica se a compra está prevista no orçamento e se o valor solicitado corresponde ao planejamento aprovado.
No caso, uma compra dentro do orçamento, com quantidade e especificações previstas, pode seguir um fluxo simplificado. Já uma solicitação acima do valor orçado, uma despesa não prevista ou uma alteração significativa na quantidade de materiais pode exigir justificativa e aprovação adicional.
A criticidade indica o impacto da falta, do atraso ou da substituição de um material ou serviço sobre a continuidade da obra, a segurança e a qualidade da execução.
Materiais necessários para etapas que não podem avançar sem determinado insumo, por exemplo, exigem atenção especial ao prazo de fornecimento. Nesses cenários, o processo deve permitir uma resposta rápida sem eliminar os controles requeridos.
Para estruturá-la, a construtora precisa mapear seu fluxo de compras, identificar as responsabilidades de cada área e estabelecer quais situações podem ser resolvidas operacionalmente e quais exigem escalonamento.
O primeiro passo é definir os participantes do processo. Dependendo da estrutura da empresa, podem estar envolvidos comprador, engenheiro responsável pela obra, gerente de suprimentos, gerente financeiro e diretor.
Em seguida, a construtora deve estabelecer as condições de aprovação, considerando valor, orçamento e criticidade. O modelo abaixo ilustra isso de forma mais clara:
| Situação da compra | Critério de análise | Aprovador sugerido |
| Compra rotineira prevista no orçamento | Valor dentro do limite operacional e insumo sem criticidade especial | Gestor responsável pela obra ou comprador autorizado |
| Compra de maior valor prevista no orçamento | Comprometimento financeiro dentro do planejamento aprovado | Gerente responsável pela área ou pela obra |
| Compra com desvio orçamentário | Valor superior ao previsto ou despesa não planejada | Gestor orçamentário e responsável financeiro, conforme a política interna |
| Compra de insumo crítico | Risco de atraso ou interrupção da execução | Responsável pela obra, com escalonamento conforme o risco |
| Compra com impacto financeiro e operacional relevante | Exposição financeira elevada, desvio relevante ou combinação de riscos | Diretoria ou alçada executiva definida pela empresa |
Salientando que a matriz não deve funcionar como uma lista rígida de cargos. Uma mesma compra pode atender a mais de um critério e, por isso, precisar de avaliações complementares.
Cada solicitação deve reunir informações suficientes para que o aprovador tome uma decisão fundamentada. Entre os principais registros estão:
Essas informações devem permanecer vinculadas à solicitação, ao pedido de compra e aos documentos fiscais ou contratuais pertinentes.
E quanto a compras emergenciais? Elas podem seguir o seguinte plano de ação:
A quantidade de níveis depende do porte da construtora. O ideal é ter níveis suficientes para distribuir responsabilidades sem encaminhar todas as solicitações à diretoria.
Sim. A construtora pode adaptar os limites e as responsabilidades conforme o orçamento, o perfil e as necessidades de cada empreendimento.
A empresa pode utilizar um sistema de gestão com acesso móvel, identificação do aprovador, histórico de decisões e vínculo entre a autorização e o pedido de compra. Esse é o caso, por exemplo, do ERP Sienge.
Com a consultoria especializada do Ecossistema PSA, uma construtora pode avaliar os processos existentes, identificar gargalos e estruturar fluxos de aprovação mais claros, compatíveis com a realidade da operação.
Logo, entre em contato conosco caso queira realizar uma estruturação de processos para sua empresa.
Além disso, para tornar a situação mais clara para nós, busque informar o número de níveis que costuma funcionar, prazo médio de aprovação antes e depois do ajuste e como os clientes tratam a compra emergencial.
