Documentações de processos: O que é e como fazer?

Muitas pessoas ainda não entenderam exatamente o que é a documentação de processos, ela que nada mais é do que uma das atividades mais importantes no que se refere a manter uma empresa organizada, produtiva e completamente otimizada.

Pode-se dizer em outras palavras que essa é uma técnica fundamental para uma boa gestão de projetos estratégica e completamente voltada para o aumento dos resultados.

Organizar ações, processos e metodologias da empresa significa nada mais nada menos, que registrar todos os detalhes e atividades que foram executadas em cada departamento, efetivando um sistema de comunicação eficiente dentro do negócio.

O fato é que não se trata somente de criar manuais e memoriais de projetos, e sim de coletar dados mapeando processos para conseguir acompanhar e analisar o desempenho de todas as partes que compõem a cadeia produtiva da empresa.

Porém, poucos sabem como fazer todo esse processo de forma padrão, automatizada e qualificada. Na verdade, com o auxílio de boas práticas e tecnologia fica relativamente fácil essa missão. No post abaixo entenderemos todos os detalhes sobre a documentação de processos, confira!

Entenda o que são as documentações de processos

Primeiramente é essencial compreender na prática o que são as documentações de processos. Isso porque diversos gestores simplesmente desconhecem tal conceito, outros nem mesmo acham que ele seja importante.

Certamente esse é um dos motivos que explica a quantidade elevada de problemas encontrados em diversas empresas, entre os problemas mais comuns podemos citar:

• Ruídos em excesso prejudicando a comunicação entre as áreas da empresa;
• Perda de processos por desorganização ou mesmo falta de integração da equipe;
• Ausência total de padronização;
• Informações descentralizadas;
• Muito tempo perdido com trabalhos que são manuais e repetitivos;

É válido destacar que as documentações de processos nada mais são do que ações administrativas inerentes à organização de atividades efetivadas dentro de uma empresa.

O objetivo principal desses processos é justamente descrever as etapas que compõem todos os processos e tarefas realizadas.

Além do mais, essas são práticas que visam determinar de forma clara e específica como os processos podem e devem ser implementados.

Dessa forma, acabam funcionando como uma espécie de guia para os colaboradores executarem com bastante excelência suas atribuições. Vem daí a importância da documentação de processos organizacionais em geral.

Compreenda a importância de documentar processos para a gestão de uma empresa

Logicamente a importância das documentações de processos está inteiramente relacionada à ideia de diretriz, onde o único propósito é o de servir como uma espécie de roteiro geral para a organização ajudando assim, a mapear gargalos e anomalias nos procedimentos.

Isso acaba facilitando e possibilitando o apontamento de soluções às dificuldades encontrados durante toda a etapa do trabalho, de cada atividade e setor.

Na realidade, essa relevância pode ser observada na prática, quando um colaborador acaba se desligando da empresa ou mesmo entra de férias.

Caso seus projetos, atividades e processos não estejam totalmente documentados, organizados e registrados, a pessoa que assumir seu lugar sentirá bastante dificuldade para prosseguir o trabalho.

Dessa forma, esse tipo de documentação se torna indispensável, justamente por ser capaz de ajudar a diagnosticar corretamente o panorama atual de qualquer serviço contribuindo assim com o monitoramento e otimizando as atividades.

Entenda que benefícios a documentação de processos acaba gerando ao seu negócio

Uma das vantagens tem a ver com a própria simplificação dos procedimentos, quando devidamente documentados os processos, eles podem ser otimizados e devem ficar disponíveis para todos os departamentos de uma empresa.

A outra vantagem está totalmente vinculada à ideia de otimização e até mesmo gerenciamento do tempo.

É interessante lembrar que muitas empresas gastam muitos períodos procurando processos antigos ou mesmo tendo que fazer atividades repetitivas e manuais para organizar e alimentar um banco de dados.

Ao contar com um sistema mais adequado e com mais tecnologia, essa otimização deve fazer com que a empresa se torne mais produtiva.

Aprenda como fazer as documentações de processos

O passo a passo para a documentação de processos é bem simples, e normalmente inclui algumas etapas, são elas:

• Inicie compreendendo exatamente quais são os objetivos de cada processo realizado pela organização.
• Meça e defina os indicadores de desempenho dos processos, somente assim, será possível entender qual é a eficiência.
• Otimize totalmente a comunicação interna.
• Procure organizar reuniões para poder envolver a equipe completa neste processo.
• Faça uso da tecnologia, ela será a responsável por fazer a integração de todos os processos, indicadores e da equipe.